Главная » Технологии » Переход на электронный документооборот: в чем основные идеи и как к этому относится бизнес?

Переход на электронный документооборот: в чем основные идеи и как к этому относится бизнес?

Текст: Михаил Сафонов

В Минэкономики ранее рассказали, что правительство одобрило законопроект об электронном документообороте. По данным МЭР, «затраты на хранение бумажных документов составляют сотни миллионов рублей»

Фото: depositphotos.com

Правительство одобрило одобрило законопроект об электронном документообороте, рассказал министр экономики Максим Решетников. Как заявили Business FM в Минэкономразвития, законопроект поможет некоторым компаниям сохранить сотни миллионов рублей в год, а некоторым — и миллиарды. Это расходы на бумагу, на аренду архивных складов.

Сейчас по закону организации обязаны хранить документы в течение нескольких лет. Если закон об электронном документообороте примут, такие документы юридически приравняют к бумажным. Это значит, что их можно будет хранить на сервере, а бумагу — благополучно уничтожить, сэкономив не только на ней и на ее хранении, но и ускорив бизнес-процессы в несколько раз, рассказал радиостанции заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития Алексей Минаев:

Алексей Минаев заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития «Сегодня, по разным оценкам, переход от бумаги в работе организации к электронным документам приводит к ускорению всех процессов в организации примерно в пять раз. То есть понятно, что не нужно [лезть] в шкаф, идти на склад, забирать бумажные документы. Гораздо проще, когда все они хранятся на компьютере и доступны в любое время. Затраты на хранение бумажных документов составляют сотни миллионов рублей. В нескольких крупных компаниях это может быть миллиард рублей ежегодно, по тем данным, которые у нас есть».

Но за это все равно придется платить, потому что электронные версии тоже где-то нужно хранить. Технологии хороши тем, что можно быстро найти интересующий документ. Но в любой компьютер может попасть вирус, который все уничтожит. Да и вообще любая система может сломаться.

Бумага, конечно, тоже имеет свойство сгореть. Но есть ощущение, что это случается реже, чем сбой в компьютере. И чинят его не сразу, а вот за нужной бумажкой можно всегда сходить в архив.

Зато, когда бумажные документы требуют контролеры, предоставить их в электронном виде куда легче. О своем опыте общения с налоговой рассказывает гендиректор юридической компании «Юрвиста» Алексей Петропольский:

Алексей Петропольский гендиректор юридической компании «Юрвиста»

«К нам приходит запрос, и там приписочкой: нас интересует вот этот контрагент, а также пришлите, пожалуйста, всю книгу продаж и документы к ней за 2018 год. И ты так в отписку пишешь: это надо копии снять, порядка двух газелей бумаг. Они говорят: нас это совершенно устраивает, привозите. Мы все сканируем, тратим на это деньги — сотни тысяч рублей, и эти газели отправляем в налоговую, поскольку это закон — мы не имеем права давать документы на флешке. Мы должны каждую копию заверить, поставить печать, нужно, чтобы директор расписался. После этого можем отправить в налоговую».

Что же касается электронной безопасности, есть три последних примера, когда хакеры взломали американский трубопровод Colonial Pipeline, японскую Toshiba и ирландскую службу здравоохранения. Последней пришлось отключить компьютерную сеть, и врачи потеряли доступ к результатам анализов пациентов и другим документам. Впрочем, есть способы защитить свои данные, рассказывает гендиректор компании Zecurion Алексей Раевский.

Алексей Раевский гендиректор компании Zecurion «Например, эти данные записали на отчуждаемый носитель и положили в банковскую ячейку, в сейф. Если мы говорим про какое-то предприятие. Либо у нас просто не один сервер, а два или три. Они находятся в разных местах, разных дата-центрах, и там эта информация дублируется».

Электронные документы подписываются электронной же подписью. Business FM неоднократно рассказывала о случаях, когда мошенники создавали от имени гендиректоров компаний эти подписи и потом переоформляли бизнес на себя или пытались взять кредиты. Наконец, при всех плюсах электронного документооборота что-то будет все равно храниться в бумажном виде. Как заявил министр экономики Максим Решетников, вероятно, это будут финансовые документы. А именно они и есть основной массив бумажек в компаниях — бухгалтерская документация. И как бы не затребовали госорганы все равно предоставлять ее еще и в традиционном виде. Тогда, возможно, все равно придется хранить ворох бумаг.